Politique en matière de protection des renseignements personnels des clients

Cosat Informatique s'est engagée à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels obtenus à l’occasion de ses relations commerciales avec la clientèle. La présente politique explique les types de renseignements personnels que nous recueillons et la manière dont ils sont utilisés. Nous abordons aussi les mesures adoptées pour s’assurer qu'ils soient traités adéquatement.

Les politiques et les pratiques mises de l’avant sont élaborées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRP/DE) et à toute autre loi provinciale correspondante sur la protection des renseignements personnels.

Paramètres
Les renseignements personnels sont des informations se rapportant à une personne en particulier. Ils sont enregistrés sous diverses formes. Cela comprend des données comme l'âge d'une personne, ses revenus, sa date de naissance, son origine ethnique, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique, son dossier médical et son dossier de crédit. Les informations au sujet d’une personne qui sont contenues dans les documents suivants ne sont toutefois pas considérées comme des renseignements personnels :

• annuaires téléphoniques publics dans lesquels un abonné peut refuser d'être inscrit;
• répertoires professionnels et commerciaux, accessibles au public;
• certains registres publics et dossiers de la cour;
• certaines autres publications, imprimées ou électroniques, accessibles au public.

Notre engagement envers la protection de vos renseignements personnels est régi par les principes suivants :

1. Nous sommes responsables devant vous.
Cosat Informatique est responsable de tous les renseignements personnels qui sont sous son contrôle, y compris tous les renseignements personnels transférés à une tierce partie à des fins de traitement, de stockage ou autre. Dans chacune de nos unités fonctionnelles, des employés sont chargés de s'assurer que nous nous conformons à ces principes de confidentialité et de sécurité en ce qui a trait à vos renseignements personnels.

2. Nous vous informons de la raison pour laquelle nous recueillons des renseignements personnels.
Cosat Informatique mentionne pourquoi elle recueille des renseignements personnels, soit avant, soit pendant la collecte de ces renseignements.

3. Nous obtenons votre consentement pour la collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels.
Cosat Informatique obtient votre consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. La méthode de cueillette des données à laquelle vous consentez varie en fonction du type de renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués :

• Cosat Informatique obtiendra votre consentement explicite (verbal, par écrit ou par voie électronique) pour la collecte, l'utilisation ou la communication de tout renseignement personnel de nature délicate comme des renseignements financiers personnels.
• Cosat Informatique utilisera votre consentement implicite pour la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, lorsque l'une ou l'autre des conditions ci-dessous s'appliquent :
  • une relation commerciale existe déjà;
  • le consentement explicite a déjà été obtenu;
  • la raison justifiant l'utilisation des renseignements personnels est raisonnablement évidente pour vous.

Vous pouvez modifier en tout temps vos préférences touchant votre consentement en communiquant avec le service à la clientèle d’Cosat Informatique. Un représentant acheminera votre appel aux autorités compétentes. Pour savoir comment modifier vos préférences, reportez-vous à la rubrique Modifier mon profil.

4. Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels.
Cosat Informatique recueille uniquement les renseignements nécessaires dans le but de pouvoir vous offrir ses produits et ses services. Si ces informations personnelles dont nous avons besoin sont recueillies pour une raison autre que celle de pouvoir vous offrir nos produits et nos services, nous demanderons votre consentement soit avant, soit pendant la collecte de ces renseignements. Cosat Informatique recueillera des renseignements personnels uniquement en employant des moyens clairs, justes et licites.

Exemples de raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels :

• communication avec nos clients, en général;
• traitement de vos demandes;
• traitement et suivi des transactions, et communication avec vous à ce sujet;
• protection contre les fraudes et les erreurs;
• fourniture des produits et services que vous avez demandés;
• recommandation de produits et services qui, selon Cosat Informatique, vous intéresseront ou vous offrent une valeur ajoutée;
• conformité avec les prescriptions juridiques et exigences gouvernementales.

5. Nous limitons l'utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
Cosat Informatique utilise et communique vos renseignements personnels seulement aux fins pour lesquelles ils sont recueillis. Cosat Informatique ne vend ni ne loue vos renseignements personnels à aucun organisme ni à aucune personne, à quelque fin que ce soit.

Nous ne communiquons vos renseignements personnels à aucune tierce partie, sauf dans le but de vous offrir des produits et des services. Si nous communiquons vos renseignements personnels à une tierce partie, cette dernière est liée à Cosat Informatique par les ententes nécessaires afin de protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Cosat Informatique ne conserve vos renseignements personnels que tant qu'ils sont requis pour nos relations commerciales ou selon les exigences qui sont stipulées par les lois fédérales et provinciales (Canada).

6. Nous gardons vos renseignements personnels à jour et exacts.
Cosat Informatique garde vos renseignements personnels à jour, exacts et pertinents en fonction de leur utilisation prévue.

Vous pouvez demander d'avoir accès aux renseignements personnels détenus à votre sujet dans nos dossiers afin de pouvoir les consulter et les modifier au besoin. Dans l’éventualité où vos renseignements personnels nous sont fournis par une tierce partie, nous vous adresserions à celle-ci (ex : une agence d'évaluation du crédit). Pour savoir comment accéder à vos renseignements personnels, reportez-vous à la rubrique Modifier mon profil.

7. La sécurité de vos renseignements personnels constitue une priorité pour Cosat Informatique.
Nous prenons des mesures strictes pour protéger vos renseignements personnels, peu importe le format dans lequel nous les détenons, entre autres :

• mesures de sécurité physique, telles que des bureaux à accès contrôlé et des
• classeurs verrouillés;
• mesures de sécurité électronique pour les renseignements personnels informatisés
  comme la protection par mot de passe, le cryptage des bases de données et les numéros d'identification personnels;
• processus organisationnels tels que la restriction de l'accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes;
• obligations contractuelles avec les tierces parties qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels, les obligeant à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

8. Nous sommes ouverts à propos de notre politique en matière de protection des renseignements personnels.
Nous nous sommes engagés à vous offrir de l'information compréhensible et facilement accessible au sujet de nos politiques et de nos pratiques en matière de gestion de vos renseignements personnels. Cette disposition et tout renseignement connexe sont accessibles en tout temps sur notre site Web sous Politique de confidentialité ou sur demande.

9. Vous avez accès à vos renseignements personnels conservés chez Cosat Informatique.
Vous pouvez demander d'avoir accès à vos renseignements personnels qui sont conservés chez Cosat Informatique. Pour savoir comment communiquer avec nous, reportez-vous à la rubrique Service à la clientèle. Dès réception d'une telle demande, Cosat Informatique :

• vous informera du type de renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers ou sous notre contrôle, comment ceux-ci sont utilisés et à qui ils pourraient avoir été communiqués;
• vous donnera accès à ces renseignements, afin que vous puissiez les consulter, en vérifier l'exactitude et l'intégralité et demander de les modifier, au besoin;
• apportera toute mise à jour nécessaire à vos renseignements personnels.

10. Nous répondons à vos questions, vos inquiétudes et vos plaintes en matière de protection des renseignements personnels.
Cosat Informatique répond promptement à toutes vos questions, vos inquiétudes et vos plaintes concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et nos politiques et méthodes en matière de protection des renseignements personnels.

Pour communiquer avec nous

Téléphone : 450-530-3353